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Das Kepler Universitätsklinikum ist mit rund 7.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Österreichs zweitgrößtes Krankenhaus. Durch ein exzellentes Zusammenspiel von medizinischer Spitzenversorgung, kompetenter Pflege sowie zukunftsorientierter Forschung und Lehre entwickeln wir eine wegweisende medizinische Infrastruktur in Oberösterreich.

Assistenz der Bauherrnvertretung

Errichtung Kinderzentrum/MitarbeiterInnenrestaurant und Küche

JobID: 8134
Voll- oder Teilzeit (mindestens 30 Wochenstunden), Karenzvertretung

Aufgabeninhalte:
  • fachliche, organisatorische und administrative Unterstützung des Projektteams (Projektleitung, Projektsteuerung, Projektmanagement, …)
  • eigenverantwortliche Sicherstellung eines reibungslosen Geschäftsbetriebes im Sekretariat, vollinhaltliche Führung der Büroorganisation
  • eigenverantwortliches Handeln beim Rechnungslauf: Eingang, Prüfung der Kriterien, Hochladen auf eine Plattform
  • AnsprechpartnerIn für interne und externe Personen, insbesondere die Bearbeitung telefonischer Anfragen sowie deren Priorisierung
  • Durchführung einer effizienten und verlässlichen Terminkoordination (Outlook) sowie Vorbereitung von Terminunterlagen
  • Organisation des Tagesgeschäftes im Projektbüro
  • laufende Weiterentwicklung und Optimierung der Büroorganisation bzw. des eigenen Arbeitsbereiches
  • Organisation für die unternehmensinterne und –externe Korrespondenz bis hin zur Geschäftsführung, Schaffung und Betreuung einer Ablagestruktur (Standardisierung), Dokumentation im Sinne eines zeitgemäßen Office-Managements (Bescheide, Verträge)
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings, Verantwortung für Protokollführung (Sitzungsunterlagen, Agenden und Protokolle) und erstellen dieser Unterlagen
  • Erstellen und Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Besprechungsunterlagen sowie Korrespondenzen (Power Point, Excel, etc.)
  • Verantwortung für den Empfangsbereich, Begrüßung und Bewirtung der Kundinnen und Kunden
  • Identifizierung mit einem der größten Bau-Projekte des Land OÖ, operative Mitarbeit beim Projekt
  • Backoffice- und Assistenzagenden sowie Betreuung von BesucherInnen
Voraussetzungen:
  • abgeschlossene Ausbildung Bürokauffrau/mann oder abgeschlossene Handelsschule oder 3-jährige wirtschaftliche Fachschule, Baufachschule oder vergleichbare Ausbildung
  • Reifeprüfung erwünscht
  • idealerweise mehrjährige Erfahrung im Sekretariatsbereich bevorzugt im Krankenhausbereich
  • versierter Umgang mit MS Office Programmen (Word, Excel, Powerpoint, Teams, Outlook, Projektplattformen…)
  • sehr gute Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse sowie Formulierungssicherheit
  • freundliches professionelles Auftreten, ausgezeichnete, wertschätzende Umgangsformen
  • hohe Diskretion und Verschwiegenheit
  • schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität, Innovationsbereitschaft sowie proaktive, selbstständige Arbeitsweise
  • Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeiteinteilung sowie zu Mehrleistungen
  • Bereitschaft zur Weiterbildung
  • Erfahrung als Assistenz von Führungskräften sowie im Projektmanagement mit dem Schwerpunkt Bauprojekte erwünscht
Rückfragen und nähere Auskünfte:

Claudia Dominikus, MMBA MPA, Projektleitung Kinderzentrum, T: +43 (0)664 80 65 277 91

Christian Brandstätter, Stv. Leitung Abteilung Personalrekrutierung, T: +43 (0)5 7680 83 6565
Weitere Informationen:
  • Arbeiten im Kepler Universitätsklinikum (Werte, Kultur, Nachhaltigkeit)
  • FAQs und Bewerbungsinfos
  • Menschen im KUK

Ihre Vorteile:

KFL-Versicherung KFL-Versicherung Krankenkasse mit attraktiven Leistungsangeboten
Kinder­betreuung Kinder­betreuung betriebseigener Kindergarten am NMC nach Verfügbarkeit
Mobilität Mobilität absperrbare Fahrrad­abstellplätze, E-Bike-Verleih, Parkplätze nach Verfügbarkeit
Mitarbeiter­restaurant Mitarbeiter­restaurant günstige Verpflegung, Vitalküche
Fortbildungs­programm Fortbildungs­programm firmeneigene Kurse und Gesundheits­förderung
Teilzeit­modelle Teilzeit­modelle positionsabhängig diverse Teilzeit­modelle (Work-Life-Balance)
Tele­arbeit Tele­arbeit Möglichkeit zur Telearbeit (positionsabhängig)
Ermäßigungen Ermäßigungen Firmenkooperationen (Gutscheine, vergünstigte Konditionen)
Nachhaltigkeit Nachhaltigkeit PV-Anlagen und energiesparende Technik bei Neu- und Umbauten
Einstufung: Wir bieten für diese Position ein Bruttomonatsgehalt von mindestens EUR 2.422,- (Grundlage LD 17/01) auf Vollzeitbasis, abhängig der anrechenbaren Vordienstzeiten, zuzüglich etwaiger Zulagen.

Besetzungstermin: ehest möglich
Bitte bewerben Sie sich bis 08.08.2025 online und fügen Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen der online-Bewerbung bei. Laden Sie bitte dazu Ihren Lebenslauf, Ihre Ausbildungsnachweise und Zeugnisse sowie alle relevanten Dokumente hoch.
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